Huishoudelijk Reglement van “De Laatste Eer” te Dinxperlo,
verder te noemen uitvaartvereniging.
Lidmaatschap
Artikel 1
De jaarlijkse bijdrage van de leden wordt op voorstel van het bestuur vastgesteld door de algemene ledenvergadering.
In geval van betalingsonmacht kan het bestuur anders beslissen.
Artikel 2
De betaling van de bijdrage vindt plaats op basis van een jaarlijkse automatische incasso. Degene, die in de eerste helft van het verenigingsjaar als lid toetreedt betaalt over het volledige jaar de bijdrage.
Artikel 3
a. Personen, die lid wensen te worden, betalen eveneens een door het bestuur vast te stellen entreegeld.
b. Bewijs van lidmaatschap is vastgesteld in de administratie van de vereniging en wordt bevestigd middels een inschrijfbewijs.
c. Het bestuur kan bepalen dat nieuwe leden die de leeftijd van 18 jaar hebben bereikt een inschrijfgeld betalen, waarvan de hoogte door het bestuur wordt vastgesteld.
d. Opzegging van het lidmaatschap moet vóór 1 december, bij de penningmeester/ledenadministratie schriftelijk worden ingediend.
e. Leden die hun contributie niet voldoen of waarvan de contributie niet geïnd kan worden en waarvan het adres niet te achterhalen is of die niet overgaan tot betaling na aanmaning daartoe,
zullen apart geoormerkt worden in de ledenadministratie als niet betalend. Mocht binnen een periode van 10 jaar de achterstallige contributie alsnog betaald worden en adreswijziging doorgegeven,
dan kan het lidmaatschap alsnog voortgezet worden en heeft het lid recht op de korting op de uitvaartkosten. Zo niet, dan zal dit lid na 10 jaar niet betalen geroyeerd worden als lid.
Bestuur mag afwijken, als zij daar reden toe ziet.
Artikel 4
Ter nastreving van het in de statuten omschreven doel wordt bij overlijden van leden door de vereniging desgewenst en in overleg met de nabestaanden onder meer het navolgende geregeld:
a. Het verzorgen en kisten van de overledene.
b. Het doen van aangifte van overlijden bij de ambtenaar van de Burgerlijke Stand
c. Het overbrengen van de overledenen van het sterfhuis naar de aula en het overbrengen van aula of andere plaats waarvandaan de uitvaart plaatsvindt naar begraafplaats of crematorium.
d. Het begeleiden van de condoleance en de verzorging van de uitvaart.
e. Het bestellen van een grafkist.
f. Het beschikbaar stellen van door het bestuur dienstig geacht materiaal.
g. Het beschikbaar stellen van personeel.
h. Het verlenen van een korting op de uitvaartkosten waarvan de hoogte jaarlijks door het bestuur wordt bepaald. Vanaf 1 april 2016 wordt dit vormgegeven door in eerste instantie dezelfde tarieven te berekenen als voor niet-leden en daarop een korting te geven, zodat het voordeel van het lidmaatschap duidelijk uit de factuur blijkt. Bovendien is vanaf die datum de hoogte van de vergoeding niet langer afhankelijk van de afgenomen diensten.
i. de hierboven vermelde verzorging geldt eveneens voor dood geborenen.
i. het bestuur is bevoegd wijzigingen in dit artikel genoemde voorzieningen aan te brengen.
j. de leden kunnen in alle gevallen kiezen tussen een begrafenis of een crematie.
Artikel 5
a. Verstrekt de vereniging in het geheel géén diensten dan betaalt de vereniging in principe géén vergoeding. Van deze bepaling kan evenwel worden afgeweken indien het overleden lid te ver van het werkgebied woonachtig was en het bestuur dientengevolge uitdrukkelijk toestemming heeft gegeven voor het verrichten van diensten door derden.
b. Indien om welke reden dan ook géén gebruik wordt gemaakt van één of meer diensten van de vereniging betaalt de vereniging het daarvoor vastgestelde bedrag, zie tarievenlijst
c. Het uitvoeren van een uitvaart van een overleden lid, niet woonachtig in het werkgebied van de vereniging, kan door de vereniging nochtans worden verzorgd, zulks ter beoordeling van het bestuur en tegen betaling van eventueel extra te maken kosten. Met instemming van het bestuur kan door of ten behoeve van niet-leden van de diensten van de vereniging gebruik worden gemaakt tegen een door het bestuur vast te stellen tarief.
Bestuur
Artikel 6
a. De voorzitter leidt de vergadering van bestuur en de Algemene vergadering.
b. De voorzitter tekent met de secretaris de officiële stukken. Bij verhindering van één van hen worden zij respectievelijk vervangen door een 2e voorzitter en /of 2e penningmeester en bij hun verhindering door een door het bestuur uitdrukkelijk aangewezen bestuurslid.
c. De secretaris is belast met het opmaken van de notulen van de bestuurs- en algemene vergadering stukken en het voeren van correspondentie namens de vereniging. Hij houdt afschriften van uitgaande stukken en bewaart ingekomen stukken en zorgt voor een goede archivering. Tevens verzorgt hij de tijdige oproeping voor de bestuurs- en algemene vergadering onder vermelding van de agenda.
d. De penningmeester is belast met het beheer van de geldmiddelen en draagt zorg voor de inning van de bijdragen en eventuele andere bijdragen en maakt ieder jaar een financieel verslag op. Bij verhindering wordt hij vervangen door de secretaris.
e. Bestuursleden kunnen een door de Algemene vergadering te bepalen vergoeding worden toegekend voor hun diensten, alsmede worden hen noodzakelijke reis- en verblijfkosten vergoed.
f. Het bestuur draagt er zorg voor dat alle roerende- en onroerende zaken van de vereniging tegen brand en andere gevaren zijn verzekerd.
g. Bestuursleden worden gekozen door de ledenvergadering voor een periode van 4 jaar.
h. Daalt het aantal bestuursleden naar minder dan 5, dan voorziet de algemene ledenvergadering binnen 1 jaar in de ontstane vacature(s).
Artikel 7
a. Voor het bestuur of de vereniging bestemde stukken moeten door de leden bij de secretaris worden ingediend of aan hem worden toegezonden. De leden zijn voorts verplicht adreswijzigingen en wijzigingen in de gezinssamenstelling onverwijld aan de secretaris dan wel leden administrateur door te geven.
b. Van een overlijden moet door de nabestaanden aan de aangewezen uitvaartleider(s) kennis worden gegeven en indien deze niet is benoemd aan de secretaris dan wel leden administrateur.
c. Voorstellen van leden voor de jaarlijks te houden algemene ledenvergadering, dienen 1 week voor data, schriftelijk ingediend te worden bij de secretaris en dient voorzien te worden van een toelichting.
d. Tot 1 week voor de algemene leden vergadering kunnen kandidaten zich beschikbaar stellen voor een bestuur vacature. Is er geen vacaturen dan mag ieder lid zich beschikbaar stellen voor een bestuursfunctie. Dit dient schriftelijk te gebeuren, 1 week voor data voorzien van tenminste 5 handtekeningen van leden zonder familieband.
Artikel 8
Het in artikel 10 lid 1 van de statuten bedoeld personeel dient zich naar de voorschriften van het bestuur te gedragen.
Personeel/freelancer en overige medewerkers/vrijwilligers
a. Het personeel wordt aangesteld en ontslagen door het bestuur en het staat onder leiding van de uitvaartleider(s), welke de feitelijke uitvoering van de uitvaarten en crematies in handen heeft (hebben).
b. De beloning van het personeel wordt na overleg met het personeel, door het bestuur vastgesteld. De vergoeding wordt per kwartaal aan betrokkene uitbetaald door de uitvaartleider.
c. Medewerkers mogen 8 uur voor en tijdens het werk voor de vereniging geen alcoholhoudende dranken gebruiken. Ook roken is tijdens het werk niet toegestaan.
d. Is men verhinderd door ziekte, dit graag tijdig aan de uitvaartleider doorgeven.
e. Bestuursleden en andere medewerkers van de vereniging zullen buiten de vereniging om geen uitvaarten/crematies verzorgen of bemiddeling verlenen bij het sluiten van verzekeringen zonder goedkeuring van het bestuur.
Slotbepalingen
Artikel 9
In bijzondere gevallen, waarin dit reglement niet voorziet beslist het bestuur
Artikel 10
Dit reglement treedt in werking op de dag volgende op die waarop het door de algemene ledenvergadering is vastgesteld.
Aldus vastgesteld door de algemene ledenvergadering op 5 april 2018